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Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo y operativo a la gerencia y a los distintos departamentos de la empresa, garantizando la organización, eficiencia y el flujo adecuado de información y documentos.
Funciones principales
Gestión documental y correspondencia
Redactar, revisar y archivar documentos, cartas y reportes.
- Recibir, clasificar y dar seguimiento a la correspondencia física y digital.
Mantener actualizados los archivos físicos y electrónicos.
Soporte administrativo
Coordinar reuniones, citas y agendas de la gerencia.
- Preparar minutas, presentaciones e informes administrativos.
Gestionar llamadas telefónicas, correos y mensajes internos/externos.
Apoyo en procesos contables y financieros
Registrar facturas, recibos y pagos en sistemas administrativos.
- Dar seguimiento a cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- Coordinar con proveedores y clientes asuntos administrativos.
Gestionar pagos pendientes
Organización y logística
Supervisar la compra y control de suministros de oficina.
Llevar agenda de pagos
Gestión de información
Elaborar reportes periódicos de actividades administrativas.
- Manejar bases de datos y sistemas de información de la empresa.
Asegurar la confidencialidad de la información manejada.
Apoyo general
Servir de enlace entre la gerencia y los demás departamentos.
- Apoyar en la coordinación de proyectos internos.
- Otras tareas administrativas asignadas por la dirección.
Perfil del puesto
- Formación:
Técnico o licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o carreras afines. - Experiencia:
1–3 años en puestos similares. - Conocimientos:
Manejo de paquete Office (Word, Excel, PowerPoint), correo electrónico y herramientas de gestión administrativa. - Competencias:
- Organización y planificación.
- Proactividad y capacidad de resolución de problemas.
- Comunicación efectiva (oral y escrita).
- Manejo de la confidencialidad y discreción.
- Atención al detalle y seguimiento.