Objetivo del puesto.
Asegurar la
eficiencia operativa
en las tareas administrativas diarias y ofrecer un
apoyo efectivo tanto para ejecutivos como para clientes
, garantizando un flujo de información organizado, una comunicación fluida y una ejecución precisa de las funciones que contribuyan al buen funcionamiento y profesionalismo de la empresa.
Responsabilidades clave
- Clasificar, archivar y mantener actualizados documentos físicos y digitales, garantizando acceso ágil y seguridad de información.
- Gestionar correspondencia, correos electrónicos y atención telefónica, filtrando y derivando mensajes con cortesía profesional.
- Atender visitas y actuar como primer punto de contacto para clientes, proveedores y miembros del equipo.
- Organizar y coordinar agendas, reuniones y citas; reservar salas, preparar materiales, enviar recordatorios y gestionar cambios.
- Asistir en tareas de facturación, registro de ingresos y gastos, elaboración de documentos y reportes financieros básicos.
- Gestionar inventarios y suministro de materiales de oficina, así como coordinar con proveedores y servicios de soporte.
- Preparar presentaciones, informes y documentos de apoyo a ejecutivos y diferentes áreas; colaborar donde se requiera soporte administrativo.
Requisitos del perfil
- Dominio de la computadora en general
- Experiencia previa en funciones administrativas.
- Excelente manejo de llamadas telefónicas, etiqueta telefónica profesional y atención al cliente clara.
- Capacidad para asistir a ejecutivos en tareas administrativas, con alta atención al detalle.
- Dominio de herramientas ofimáticas: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) o Google Workspace.
- Organización, proactividad, discreción y capacidad multitarea.
- Habilidades comunicativas sólidas, tanto verbales como escritas; orientación al servicio y colaboración en equipo.
Competencias destacadas
- Atención al detalle y precisión en la gestión de datos y documentos.
- Confidencialidad profesional al manejar información sensible.
- Adaptabilidad para enfrentar tareas diversas en un entorno tecnológico de múltiples niveles socioeconómicos.
- Enfoque orientado al cliente, con comunicación clara y transparente, alineado con la misión de Tecnomarket.