*Contexte et environnement*
- Elaborar documentos legales (addendum, comunicaciones, cartas acuerdo, contratos de diferentes departamentos, actos de alguacil) requeridos por su Coordinador y/o Director.
- Apoyo para la preparación, revisión, firma, notarización y entrega oportuna de contratos desde el área legal al departamento correspondiente.
- Recomendar sobre la legislación aplicable y cualquier nueva legislación relacionada con la industria y sus impactos para la empresa.
- Preparar borradores de respuesta a las consultas jurídicas que le formulen sobre asuntos relativos al derecho, requeridos por su Coordinador.
- Asistir junto a su Coordinador y/o Director a reuniones internas y externas para temas legales de la empresa.
- Monitorear y supervisar los procedimientos legales conducidos por firmas externas en representación de la empresa.
- Revisar, valorar y opinar sobre el alcance de todos los actos de alguacil, notificaciones, demandas y citaciones que llegan a la compañía, valorando cuales deben ser atendidas, cuáles pueden ser ignoradas y cuáles deben ser remitidos a oficinas externas de expertos;
- Apoyar a su Coordinador y/o Director en la revisión y respuesta de cualquier requerimiento emitido por entidades gubernamentales.
- Brindar apoyo a la Coordinación Legal de Negocios en las negociaciones comerciales para prevenir riesgos; presentar modelos o esquemas contractuales viables para la ejecución de las negociaciones y acuerdos a intervenir con terceros; prevenir o advertir sobre cualquier negociación o celebración de contrato con un tercero que pueda perjudicar los intereses de la compañía;
- Preparar los borradores de todos los documentos contractuales que sustentan las operaciones de la compañía; contratos con detallistas, clientes comerciales, recibos de descargo, acuerdos transaccionales, pagarés, documentos que sustentan desembolsos, finiquitos, notificaciones, actos de alguacil, instancias administrativas, instancias judiciales, así como inscripciones de hipotecas, arrendamientos y pagares notariales, y todo cuanto sea necesario para la ejecución del objeto social de la empresa.
- Coordinar notificaciones de actos de alguacil.
- Realizar el seguimiento correspondiente a casos legales con abogados externos.
- Crear ordenes de compras de los pagos a prestadores de servicios del Departamento Legal.
- Brindar apoyo con las tareas administrativas del Departamento Legal.
- Apoyar con la documentación de los procedimientos de manejo de documentos internos para fortalecer el cumplimiento de los procesos.
- Mantener al día y archivar en carpetas digitales y físicas contratos, licencias, permisos y cualquier otro tipo de documento legal o corporativo de la empresa, luego que estos estén en su versión final.
- Recibir actos de alguacil e intimaciones, circular al departamento legal, asesor externo o cualquier otro departamento de la compañía (Cuando el caso lo requiera), escanearlos, archivar en carpeta digital y
- Dar apoyo con el cierre de tarjeta corporativa de su Director Legal y los Coordinadores del departamento, según sea necesario y en redacción de minutas o documentos necesarios.
Persona de contacto de registros de un departamento Función:
- Responsable de la adecuada gestión de archivos dentro de un servicio operativo o departamento de la compañía.
Tareas:
- Actuar como un enlace entre los empleados del departamento y el administrador de registros de la compañía.
- Asegurar la retención de documentos del departamento en cumplimiento con el cronograma de retención de documentos.
- Cumplir con la solicitud de consulta de documentos del departamento de conformidad con los derechos de acceso.
- Gestionar la destrucción de los Documentos Útiles del departamento de acuerdo con el procedimiento.
- Asegurar la suspensión de la destrucción los Documentos Útiles del departamento cuando se solicite.
- Gestionar el archivo, comunicación y destrucción de registros del departamento.
- Asegurar el enlace entre el departamento y el administrador de registros de la Compañía para la retención de registros en papel.
- Sensibilizar a los empleados del departamento sobre el archivo de documentos.
*Activités*
- Elaborar documentos legales (addendum, comunicaciones, cartas acuerdo, contratos de diferentes departamentos, actos de alguacil) requeridos por su Coordinador y/o Director.
- Apoyo para la preparación, revisión, firma, notarización y entrega oportuna de contratos desde el área legal al departamento correspondiente.
- Recomendar sobre la legislación aplicable y cualquier nueva legislación relacionada con la industria y sus impactos para la empresa.
- Preparar borradores de respuesta a las consultas jurídicas que le formulen sobre asuntos relativos al derecho, requeridos por su Coordinador.
- Asistir junto a su Coordinador y/o Director a reuniones internas y externas para temas legales de la empresa.
- Monitorear y supervisar los procedimientos legales conducidos por firmas externas en representación de la empresa.
- Revisar, valorar y opinar sobre el alcance de todos los actos de alguacil, notificaciones, demandas y citaciones que llegan a la compañía, valorando cuales deben ser atendidas, cuáles pueden ser ignoradas y cuáles deben ser remitidos a oficinas externas de expertos;
- Apoyar a su Coordinador y/o Director en la revisión y respuesta de cualquier requerimiento emitido por entidades gubernamentales.
- Brindar apoyo a la Coordinación Legal de Negocios en las negociaciones comerciales para prevenir riesgos; presentar modelos o esquemas contractuales viables para la ejecución de las negociaciones y acuerdos a intervenir con terceros; prevenir o advertir sobre cualquier negociación o celebración de contrato con un tercero que pueda perjudicar los intereses de la compañía;
- Preparar los borradores de todos los documentos contractuales que sustentan las operaciones de la compañía; contratos con detallistas, clientes comerciales, recibos de descargo, acuerdos transaccionales, pagarés, documentos que sustentan desembolsos, finiquitos, notificaciones, actos de alguacil, instancias administrativas, instancias judiciales, así como inscripciones de hipotecas, arrendamientos y pagares notariales, y todo cuanto sea necesario para la ejecución del objeto social de la empresa.
- Coordinar notificaciones de actos de alguacil.
- Realizar el seguimiento correspondiente a casos legales con abogados externos.
- Crear ordenes de compras de los pagos a prestadores de servicios del Departamento Legal.
- Brindar apoyo con las tareas administrativas del Departamento Legal.
- Apoyar con la documentación de los procedimientos de manejo de documentos internos para fortalecer el cumplimiento de los procesos.
- Mantener al día y archivar en carpetas digitales y físicas contratos, licencias, permisos y cualquier otro tipo de documento legal o corporativo de la empresa, luego que estos estén en su versión final.
- Recibir actos de alguacil e intimaciones, circular al departamento legal, asesor externo o cualquier otro departamento de la compañía (Cuando el caso lo requiera), escanearlos, archivar en carpeta digital y
- Dar apoyo con el cierre de tarjeta corporativa de su Director Legal y los Coordinadores del departamento, según sea necesario y en redacción de minutas o documentos necesarios.
Persona de contacto de registros de un departamento Función:
- Responsable de la adecuada gestión de archivos dentro de un servicio operativo o departamento de la compañía.
Tareas:
- Actuar como un enlace entre los empleados del departamento y el administrador de registros de la compañía.
- Asegurar la retención de documentos del departamento en cumplimiento con el cronograma de retención de documentos.
- Cumplir con la solicitud de consulta de documentos del departamento de conformidad con los derechos de acceso.
- Gestionar la destrucción de los Documentos Útiles del departamento de acuerdo con el procedimiento.
- Asegurar la suspensión de la destrucción los Documentos Útiles del departamento cuando se solicite.
- Gestionar el archivo, comunicación y destrucción de registros del departamento.
- Asegurar el enlace entre el departamento y el administrador de registros de la Compañía para la retención de registros en papel.
- Sensibilizar a los empleados del departamento sobre el archivo de documentos.
*Profil du candidat*
- +2 años de experiencia en posiciones similares.
- Manifestar las siguientes competencias: Orientación a Resultados, Orientación al Detalle, Trabajo en Equipo, Productividad, responsable, armonioso, servicio al cliente.
- Manejo intermedio de Programas Office (Word, Excel y Power Point).
*Informations supplémentaires
TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.*