Descripción del puesto
Brindar soporte administrativo y operativo a la Gerencia Administrativa mediante la atención eficiente de visitantes y llamadas, manejo de agenda directiva, recepción y distribución de correspondencia, control de suministros, gestión básica de cuentas por cobrar y caja chica, la colaboración logística en eventos internos de la organización.
Requisitos
Recibir y canalizar visitas y clientes que se presenten en la sede con atención cordial y profesional.
Atender, registrar y transferir llamadas entrantes, brindando información general y filtrando contactos según prioridad.
Gestionar y mantener actualizada la agenda del presidente, coordinando reuniones y recordatorios.
Recibir, clasificar y despachar documentos, paquetes y correspondencia interna o externa.
Emitir las facturas de venta conforme a los pedidos aprobados, garantizando su correcta elaboración.
Controlar y archivar la documentación asociada a las entregas, como facturas, notas de crédito y remisiones.
Registrar y dar seguimiento en la gestión de las cuentas por cobrar y aplicación de los ingresos.
Administrar el fondo de caja chica bajo control documental, garantizando el adecuado uso y rendición de gastos.
Controlar los insumos y materiales de oficina, solicitando reposición y gestionando inventario de suministros.
10. Colaborar en la logística y asistencia en eventos internos, reuniones, capacitaciones o actividades institucionales.
11. Apoyar en la gestión de órdenes de compra y seguimiento a proveedores.
12. Cumplir los procedimientos y controles establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) y en políticas internas.
Ejecutar otras tareas relacionadas que le sean asignadas por su supervisor, en el marco de su rol y naturaleza del puesto.